Pääkaupungin Turvakoti ry ylläpitää kolmea turvakotia ja yhtä asumisyksikköä Pääkaupunkiseudulla, joissa on yhteensä yli 40 paikkaa. Turvakoti on lyhytaikainen turvapaikka lähisuhdeväkivaltaa kohdanneille silloin, kun kotiin jääminen tuntuu vaikealta tai on vaarallista. Turvakodista saa kriisiapua ja neuvoja perhe- ja lähisuhdeväkivaltaan liittyvissä kysymyksissä. Turvakotityön päämääränä on vahvistaa asiakkaan omia voimavaroja sekä tukea häntä omien tavoitteidensa asettamisessa ja niiden saavuttamisessa. Turvakotityö kattaa myös avun väkivallan tekijälle. www.paakaupunginturvakoti.fi
Pääkaupungin Turvakoti ry:n talouspäällikön Tanja Laakkonen kertoo yhdistyksen IT-ratkaisujen taustoja: ”Työntekijöillä oli käytössään ns. tyhmät päätteet, jotka kaikki hyödynsivät palvelimella sijaitsevaa varsinaista työasemaa. Kustannuksia säästämään valittu ratkaisu toimi vuosia hyvin, kunnes eri työasemille oli tarve hankkia erilaisia ohjelmistoja ja kunnes palvelinkoneessa alkoi esiintyä ongelmia, jotka lamaannuttivat koko henkilöstömme työn ajoittain jopa pariksi vuorokaudeksi kerrallaan.”
Kun yhdistyksen turvakotitoiminta laajeni kattamaan toisen ja kolmannen turvakodin, olivat haasteet niin mittavia, että yhdistys päätyi kilpailuttamaan kaikki IT-palvelunsa. Tavoitteeksi asetettiin nykypäiväisten ratkaisuiden käyttöönotto, mutta toisaalta myös kustannussäästöt. Henkilökunnalle haluttiin henkilökohtaiset työasemat, yhdistyksen koko palvelininfra oli tarpeen päivittää ja lisäksi palvelunlaadun oli parannuttava niin tavoitettavuuden kuin vasteaikojen osalta.
Yhdistys valitsi viiden tarjoajan joukosta Tibion IT-palveluiden tarjoajaksi. Talouspäällikön mukaan Tibion tarjous oli yksiselitteisesti paras: ”Heidän ehdottama kokonaisuus ei ollut uusinta uutta, mutta tätä päivää. Meille malli oli sopivin ja lisäksi sen kautta saimme kustannussäästöjä. Eniten valintaan vaikutti yrityksen toimitusjohtajan mukanaolo tarjousprosessissa sekä hänen tietämys käytännön IT-asioista. Yhtiö toimi joustavasti ja oli erittäin palvelualtis. Pohdimme jopa toiminnanjohtajan kanssa, että jos Tibio tekee kaiken, minkä se lupaa, kuulostaa palvelu jopa liian hyvältä.”
Tibio lunasti lupauksensa syksyllä 2018, kun siirto edelliseltä palveluntarjoajalta tehtiin uusiin järjestelmiin, uuteen palvelininfraan, tietoliikenneverkkoon sekä työasemiin ja tietoturvaratkaisuihin. Yhdistys sai käyttöönsä myös Office 365 Non-Profit -lisenssit sekä tietoturva parani siirron myötä merkittävästi.
Tibion toimitusjohtajan Harri Savolaisen mukaan siirto oli vaativa hanke, sillä aiempi palveluntarjoaja ei toimittanut lähes minkäänlaisia lähtötietoja eikä vastannut kysymyksiin, joten Tibio pääsi heti näyttämään osaamisensa sekä joustamiskykynsä, jotta haltuunotto sujuu asiakkaan näkökulmasta sujuvasti sekä budjetissa. Asiakkaan näkökulmasta siirto onnistui sujuvasti: ”Kun hanke käynnistyi, sujui se nopeasti, jopa yllättävän nopeasti. Kaikki meni jouhevasti ja meidän näkökulmasta eteen tulleet ongelmat ratkottiin Tibion toimesta reippaasti. Tämä rakensi luottamusta siihen, että Tibio pitää sen, minkä lupaavat.”
Talouspäällikön mukaan tibiolaiset ovat palvelualttiita ja hommat toimivat: ”He ovat todellakin oikealla alalla asiakaspalvelutyössä.” Tibio hoiti projektin lopussa myös Turvakodin henkilöstölle perehdytyksen järjestelmiin sekä laitteisiin. Perehdytys sai erityismaininnan Laakkoselta: ”Se oli erittäin selkeä ja rakennettu juuri meidän henkilöstö huomioiden.”
Yhdistys on nyt ollut noin puoli vuotta Tibion asiakkaana ja lupaukset ovat pitäneet. ”Henkilöstä riippumatta saamme aina nopeasti vastaukset. Tibion vahvuutena on ehdottomasti reagoivuus sekä lyhyet vasteajat ja heidän todella kannattaa pitää siitä kiinni. Tämä ei ole itsestään selvyys tällä alalla.” kuvailee talouspäällikkö Tibion toimintaa.
Turvakotien työasemat ja järjestelmät ovat toimineet odotetusti ja Laakkosen mukaan he ovat oppineet luottamaan Tibion suosituksiin: ”Olemme oppineet, että jos he suosittelevat jotain, on hankinta perusteltu ja se kannattaa tehdä. Me säästämme silloin aikaa ja rahaa pitkällä aikavälillä.”
Koska nyt Pääkaupungin Turvakoti ry:n IT-järjestelmät, tietoliikenne ja -turva sekä IT-laitteet ovat ajan tasalla, ei suunnitelmissa ole uusia IT-hankkeita. Laakkosen mukaan lähitulevaisuudessa tavoitteena on hyödyntää paremmin Microsoft Officen työkaluja työnteon helpottamiseen ja nopeuttamiseen, mutta kaikkea ei voi tehdä kerralla. Hän odottaa mielenkiinnolla vuosittaista yhteistyöpalaveria Tibion kanssa. ”Vähintään kerran vuodessa on hyvä istua palveluntarjoajan kanssa alas ja katsoa, missä mennään ja mitä on tarve tehdä jatkossa sekä suunnitella tulevaisuutta. Myös vinkit tehokkaampiin työskentelytapoihin ovat tervetulleita.” summasi talouspäällikkö.
