Pääkaupunkiseudulla yhtätoista Shell- ja ST1-huoltamoa hallinnoiva Tamoils Oy on huoltoasematoimintaan keskittynyt yhtiö. Yrityksessä työskentelee yli 130 työntekijää ja asemilla palvellaan päivittäin tuhansia asiakkaita. Yhtiön periaatteena on tarjota monipuolista ja hyvää palvelua perinteisiä huoltamopalveluita tarvitseville asiakkaille. Yhtiön liikevaihto on yli 12 miljoonaa euroa.
TARVE / LÄHTÖKOHTA
Tamoils hallinnoi pääkaupunkiseudulla yhtätoista huoltamoa, joissa työskentelee yhteensä yli 130 henkeä. Yhtiön toimitusjohtaja Henri Leinosen mukaan asiakkaat soittavat usein selvittääkseen huoltamopalveluita, joten toimimaton puhelinjärjestelmä aiheutti ongelmia niin asiakaspalveluun, kuin huoltamoiden saavutettavuuteen pääkonttorista käsin sekä niiden turvallisuuteen: ”Soitot saattoivat yhdistyä väärin, pahimmillaan huoltamon yhteydenpito ulkomaailmaan oli täysin poikki. Henkilökunnan pitää pystyä saamaan varmasti apua mahdollisessa uhkaavassa tilanteessa.”
Miksi Tibio?
Tibio valikoitui hankkeen toteuttajaksi toimitusjohtajan mukaan useasta syystä: ”Tibion ratkaisu sisälsi mahdollisuuden säilyttää vanhat 09-alkuiset puhelinnumerot. Tällä säästimme jo huomattavia summia, kuin kaikkia markkinointimateriaaleja ei tarvinnut uusia. Toiseksi tarjous sisälsi juuri sen, mitä tarvitsimme meille helposti toteutettuna.”
Toimitusjohtaja Henri Leinosen mukaan Tibio oli helppo valita kumppaniksi aiemmasta yhteistyöstä syntyneen luottamuksen perusteella: ”He eivät koskaan tarjoa meille ylisuuria ratkaisuja tai mitään mitä emme tarvitse, vaan ajattelevat meidän etua ja perustelevat hankinnat meidän näkökulmasta, huomioiden tarpeemme. Tämä on alalla harvinaista.”
Käyttöönotto tapahtui sujuvasti
Toimitusjohtajan mukaan hankintapäätöksen jälkeen uuden järjestelmän käyttöönotto oli suoraviivaisen helppoa: ”Tibio hoiti laitehankinnat ja laiteasennukset ennalta valmiiksi, meiltä tämä ei vaatinut lainkaan työtä. Siirto tapahtui vaivatta, ilman katkoksia. Taaksepäin katsottuna olemme erittäin tyytyväisiä, sillä uudistus meni todella jouheasti ja kaikki aiemmat puhelinjärjestelmään sekä datayhteyksiin liittyneet ongelmat jäivät kerralla historiaan.”
Mobiilivaihteeseen ja uusiin puhelimiin siirtyminen mahdollistaa paremman asiakaspalvelun, sillä työntekijät voivat nyt ottaa puhelimen mukaansa tehdessään töitä muualla kuin kassalla tai toimistossa, ja ovat nopeasti asiakkaiden tavoitettavissa. Lisäksi huoltamoiden turvallisuus parani yhteysongelmien poistuttua. Kustannustasoltaan ratkaisu oli verrattavissa edelliseen, mutta nyt kaikki toimii.”
Hyödyt olivat konkreettisia
Tibion tarjoama ratkaisu otettiin käyttöön keväällä 2018. Vanhat 09-alkuiset numerot säilyivät asiakkaan toiveiden mukaan. Samalla kaikki tietoliikenneyhteydet ja -laitteet uusittiin vastaamaan tämän päivän vaatimuksia niin käytettävyyden kuin tietoturvan osalta. Tietoturvalliset ja keskitetysti hallittavat langattomat asiakasverkot toteutettiin yhtenä osana uudistusprojektia.
Henkilökunta on ollut toimitusjohtajan mukaan tyytyväisiä uusiin puhelimiinsa. Jokaisella asemalla on kahdesta kolmeen kännykkää, jotka mahdollistavat liikkuvan ja ketterän työnteon ja puhelimitse asiakaspalvelun viiveettä. Myös toimitusjohtaja on tyytyväinen Tibion suosittelemaan kännykkään: ”Niiden hankintahinta oli varsin kohtuullinen ja jokainen kännykkä yhä toimii vaikka ovat olleet kovalla käytöllä jo vuoden. Jos ja kun jokin menee rikki, uuden hankkiminen ei ole suuri investointi.”
Keskittäminen kannattaa
Tamoilsin toimitusjohtajan mielestä heille on paljon etuja siitä, että he ovat keskittäneet IT-palveluhankintojaan Tibiolle. Leinonen kommentoi: ”Saamme ihan selkeitä synergiaetuja keskittämisestä. Ensinnäkin helpotamme omaa ja asemiemme työtä, kaikille on selvää mistä saa apua. Toiseksi budjetointi on selkeää ja kustannusrakenne on helppo hahmottaa. Kolmanneksi molemmilla säästyy aikaa ja täten rahaa, kun tunnemme toisemme hyvin. Myöskään osa-optimointia ei tapahdu eri toimijoiden kilpaillessa keskenään yrityksen IT-asioista. Yhdessä Tibion kanssa optimoidaan kokonaisuutta. Neljänneksi päämiehen IT-järjestelmiin tehtäessä muutoksia, Tibio pystyy kertomaan, mihin muutokset vaikuttavat ja mitä on syytä ottaa huomioon.”
Ehdoton luotettuus ja asiakkaan edun huomioiminen syynä valita Tibio
Tamoilsin toimitusjohtajan mukaan merkittävin syy tehdä Tibion kanssa yhteistyötä on luotettavuus: ”Tibio on tosi luotettava kumppani. Olen oppinut ajan myötä huomaamaan, että he ajattelevat meidän etua, meidän näkökulmaa, eivätkä suosittele ylisuuria tai epäsopivia juttuja meille. Mitään ylimääräistä ei myydä. Tämä takaa pitkäaikaisen kumppanuuden.”
”Jos IT-järjestelmissä tai -laitteissa on ongelmia, saan kyllä palautetta heti henkilöstöltä ja usein myös asiakkailta. Kun ne toimivat hyvin, kaikki ovat hiljaa.” summaa Leinonen. Hän jatkaa: ”Nyt voidaan nauttia siitä, että kaikki toimii.”
